Con la crisis del coronavirus, muchas empresas se han sumado al teletrabajo. Sus equipos mantienen frecuentes reuniones virtuales, vitales para la continuidad del trabajo y la necesaria toma de decisiones. Sin embargo, conseguir que una reunión virtual sea productiva no es tan sencillo. A menudo, una o dos personas acaban llevando la batuta y el resto se inhiben y la reunión acaba siendo prácticamente un monólogo. Otras veces, los intervinientes participan sin un orden, la reunión no tiene una intención clara y es más fácil caer en la dispersión.
En este post te planteamos algunos consejos sobre cómo mantener reuniones virtuales excelentes. Puedes consultar varios de ellos en la revista Harvard Business Review:
- Usar vídeo. Hace que todos se sientan partícipes. Para ello, hay muchas herramientas. Skype se mantiene como líder y permite videollamadas grupales hasta para 50 personas. No es la única herramienta. No es la única. Puedes usar Google Hungouts, que permite hasta 12 personas conectadas en una reunión, que además pueden trabajar de forma colaborativa con Google Docs, compartiendo pantalla, archivos y notas. Además, tienes meetin.gs, Zoom, GoToMeeting, Tinychat…
- Proporcionar opción de acceso telefónico. La conexión puede fallar y más estos días, por sobrecarga. Lo ideal es el vídeo, pero el audio proporciona una segunda vía en caso de problemas.
- Probar todo con antelación. Igual que probamos todo antes de dar una charla o preparamos el material de trabajo antes de trabajar, hay que tenerlo todo probado y listo, porque las demoras técnicas generan mucha impaciencia y nervios que no contribuirán a una reunión exitosa.
- Visibilidad del rostro. Pide de antemano que las personas estén lo suficientemente cerca de la cámara web para ver la expresión de los rostros. No poder ver bien las caras de los demás incrementa la incertidumbre y la desconfianza. Verlas genera una mayor sensación de buena comunicación entre los participantes.
- Acotar y acortar el tiempo de la reunión. Mejor anunciar previamente cuánto va a durar el encuentro. Si una reunión física no puede ser interminable, imagina una virtual. Hay que procurar que sean encuentros más breves que los que sueles hacer con tu equipo habitualmente. Las pantallas generan un mayor cansancio. Todos te lo agradecerán y serán más proclives a otros encuentros.
- Objetivo de la reunión. Como en las reuniones físicas, es fundamental tener muy claro el objetivo de la reunión y los temas que se tratarán, para evitar caer en la dispersión.
- Determinar quién hará de facilitador. Quién introduce el encuentro, despide y se asegura de que todas las personas intervengan en el momento apropiado. Dará una mayor organización y estructura y facilitará que se vaya al grano. También evitará que alguien monopolice la conversación y que otras personas más tímidas se desconecten.
- Agradecer la participación. No hay nada mejor que comenzar con un gracias a todo el equipo.
- Antes de ir al grano, el responsable ha de dedicar unos minutos a asegurarse de cómo está el equipo. Son días complicados y cada uno de los miembros puede estar atravesando situaciones difíciles. Hay que dejar claro de entrada que el tiempo es limitado, pero preocuparse por el equipo es lo primero y requiere prestar verdadera atención. No se trata tanto de dedicar mucho tiempo como tiempo de calidad. También se puede hacer de forma previa al encuentro y al inicio del mismo mencionar algo al respecto si procede.
- Los comentarios en tiempo real. Puedes utilizar aplicaciones y herramientas de encuestas telefónicas como Poll Everywhere para recopilar comentarios de los asistentes. Tendrás que explicar previamente el funcionamiento del sistema., pero te puede ayudar a incrementar la eficacia del encuentro en el que puedes conseguir más información específica sobre temas que te interesan.
- No postergar los temas difíciles. No sabemos cuánto tiempo va a durar esta situación, así que no tiene mucho sentido esperar hasta que se tenga una conversación en circunstancias normales. Además, abordar las dificultades le dará un mayor sentido y utilidad al encuentro. Y los resultados te pueden sorprender positivamente.
- Pedir feedback a los asistentes. Se puede hacer con la app o verbalmente. Una correcta formulación de las preguntas es clave para obtener respuestas útiles. ¿Qué te ha resultado más útil de este encuentro? ¿Qué te parece interesante incorporar en estas reuniones?
En este post os hemos dado ideas de cómo mantener reuniones virtuales excelentes. Mucho más que un coworking en Zaragoza, Impact Hub está organizando numerosos eventos virtuales estos días con la finalidad de optimizar el teletrabajo al máximo y ayudar a la comunidad emprendedora a hacer frente a los desafíos planteados por la actual crisis del coronavirus.
