Seguro que muchas veces has dicho o has oído algo como “tengo tanto trabajo que no sé por dónde empezar”. ¿Qué tal comenzar organizando tus tareas?  Hoy te hablamos de una herramienta colaborativa de gestión de tareas que te ayudará a optimizar tu tiempo: Trello. Es una herramienta online, sencilla, intuitiva y muy chula que te servirá para tus proyectos empresariales y tu día a día, pero también para buscar trabajo o piso, organizar tu menú semanal, acometer un proyecto creativo como escribir una novela o incluso organizar tu boda.

Trello es un programa de gestión de tareas

¿Qué es Trello?

Con un solo vistazo, Trello te permite ver en qué estas trabajando, en qué parte del proceso estás y qué está realizando el resto si se trata de un proyecto compartido. Como te contábamos, es una herramienta de gestión de proyectos, que te permite organizar tus tareas, priorizarlas, generar avisos de citas o de vencimientos y que sirve para el desarrollo de proyectos propios o grupales, porque puedes compartir tus tareas con otras personas.

¿Cómo funciona Trello?

Trello se configura con tableros, como si contaras con un corcho y chinchetas de colores o una pizarra en la que colocaras diferentes post-its para distinguir y organizar tus proyectos y poder enumerar tus tareas pendientes. En este caso, cuentas con la comodidad de que tu herramienta no ocupa espacio físico y además va contigo a todas partes porque puedes manejarla desde el ordenador o desde tu smartphone. Cada tablero puede ser un proyecto, un servicio o producto, un área de trabajo y así hasta un largo etcétera de posibilidades. Los tableros se pueden crear, borrar, editar, reabrir y también cuentan con diferentes opciones de visibilidad: privados, de un equipo o públicos.

Tableros de Trello

Los tableros

Puedes utilizar y personalizar diferentes tableros con su nombre y color correspondiente. Dentro de cada uno, organizarás tu contenido por columnas -denominadas listas-. Trello se basa en la metodología Kanban (un sistema de tarjetas) y está muy familiarizado con otros métodos de productividad como Getting Things Done (GTD), por ello encontrarás tres listas en cada tablero: una para tus tareas por hacer (to do), otra para tareas en proceso (doing) y otra para tareas finalizadas (done), aunque puedes usar tus tableros como tú quieras.

Método Kanban de organización

Método Kanban de organización

Las tarjetas

En cada lista incluirías cualquier tarea que necesite ser procesada de forma independiente, desde una llamada hasta un error por corregir pasando por el historial de un nuevo cliente, por ejemplo. Trello denomina a estas tareas tarjetas. Una gran comodidad de esta aplicación es que puedes mover tus tarjetas de un sitio para otro, bien con el ratón bien desde el menú, donde puedes indicar la posición y la lista a la que deseas enviar la tarjeta. También puedes adjuntar archivos a la tarjeta desde tu ordenador o Google Drive o hacer un seguimiento sobre la tarjeta y que Trello te avise cuando se produzca algún cambio. Otras acciones que puedes desarrollar son:

  • Lista de verificación (Check list): subdivides una tarea en dos subtareas. 
  • Fecha de vencimiento (Due date): Asignas una fecha y Trello te envía un recordatorio al email.
  • Archive (Archivar): Eliminas la tarjeta del tablero. (Pero se queda guardada en la lista de archivados)
  • Votar (Vote): Para realizar encuestas.
  • Imprimir (Print): Imprimes esta tarjeta utilizando las opciones de impresión del navegador.
  • Exportar a JSON (Export JSON): realiza la exportación a un fichero de datos de JSON.
  • Compartir (Share): puedes compartir la tarjeta mediante una url única.
  • Delete (Borrar): Eliminas la tarjeta de forma definitiva

Más usos

Los atajos de teclado

Trello tiene asignados atajos de teclado (shortcuts), con los que ganas efectividad a la hora de utilizar la herramienta. Aquí te indicamos algunos:

Navegar por las tarjetas: Cursores (Flechas), J (Bajar) y K (Subir)
Insertar tarjeta nueva: N
Archivar una tarjeta: C
Ir a la fecha de vencimiento: V
Modo de edición rápida: E
Mover tarjeta a una lista adyacente: < >
Abrir tarjeta: enter
Editar título de la tarjeta: T
Autocompletar miembros: @
Autocompletar etiquetas: #
Autocompletar posición: ^
Cerrar Menú / Cancelar una edición: Esc

Puedes consultarlos todos en los atajos de teclado de Trello.

Los emojis

También puedes utilizar emojis. Para insertarlos debes conocer su nombre identificativo y colocar dos puntos al inicio y al final. Por ejemplo para la carita sonriente sería 🙂